Samana
Zorgeloze vakanties beginnen bij een zorgeloze digitale ervaring
Samana ondersteunt in België mantelzorgers en mensen met een chronische ziekte met advies, activiteiten, ondersteuning en zorgeloze vakanties. Achter die dienstverlening zat echter een complex administratief proces. Deelnemers schreven zich soms in voor meerdere vakanties tegelijk, waarna medewerkers handmatig puzzelden met beschikbare plaatsen, zorgnoden en begeleiding. Het bestaande boekingssysteem maakte die processen steeds moeilijker beheersbaar.
Lemon hielp Samana om dit complexe digitale ecosysteem grondig te vernieuwen. Van strategie, analyse en UX-design tot een nieuwe website, een centraal beheerplatform en verschillende portalen op maat van deelnemers, vakantieverantwoordelijken en verpleegkundigen. Zo werd een versnipperd en arbeidsintensief proces omgevormd tot een digitale omgeving die inschrijven eenvoudiger maakt, administratie automatiseert en medewerkers realtime inzicht geeft.
Modulair managementplatform met herbruikbare bouwstenen
Efficiënt beheer begint bij de basis. In plaats van elke reis vanaf nul op te bouwen, werkt Samana nu met herbruikbare bouwstenen. Een nieuwe bestemming toevoegen? Een vaste, logische structuur loodst de medewerker door het proces. Dat voorkomt fouten, bespaart bakken tijd en zorgt ervoor dat alle data vanaf het eerste moment perfect staat.
Website met inclusief design: eenvoud als kracht
Het doelpubliek van Samana bestaat vaak uit mensen op leeftijd of met specifieke zorgnoden. Dat vraagt om een boekingssysteem dat rust en duidelijkheid uitstraalt. Geen digitale doolhoven,maar een website met heldere teksten en een minimale hoeveelheid knoppen. In de module 'Mijn vakantiegangers' komt dit perfect samen. Door enkel een naam en rijksregisternummer in te voeren, schrijven gebruikers veilig en snel reisgenoten in. Zo blijft het proces intuïtief en is de privacy volledig gewaarborgd.
Activiteiten in je buurt, in een paar klikken
Naast vakanties organiseert Samana het hele jaar door activiteiten en vormingen. Op de nieuwe website zijn die eenvoudig terug te vinden. Je filtert op categorie, periode of doelgroep, of laat activiteiten in je buurt zoeken op basis van je locatie of postcode. Inschrijven kan in twee stappen. Voor sommige activiteiten volstaat het om een hoofddeelnemer te kiezen en aan te geven met hoeveel personen je komt. Wie toestemming geeft om het lidmaatschap te controleren, krijgt automatisch het CM-ledentarief.
Mijn Samana portaal: alles op één plek
Deelnemers volgen hun vakanties én activiteiten vanuit één persoonlijke omgeving. Ze zien de status van hun aanvraag, downloaden brieven en documenten, annuleren wanneer dat nodig is en kunnen na hun vakantie een evaluatie invullen. Ook personen beheren en een steunend lidmaatschap aanvragen kan vanuit Mijn Samana.
Die wachtwoordloze login past bij de inclusieve aanpak van het platform. Zeker voor een doelgroep waarin veel mensen minder vertrouwd zijn met digitale toepassingen, verlaagt een eenvoudige toegang de drempel om online zaken zelf te regelen.
Portaal voor vakantieverantwoordelijken en verpleegkundigen: een digitaal draaiboek voor wie mee op reis gaat
Een zorgeloze vakantie staat of valt met een goede voorbereiding. Vakantieverantwoordelijken en verpleegkundigen hebben daarom een eigen omgeving binnen hetzelfde portaal. Per reis zien ze wie meegaat, met een overzicht van onder meer beperkingen, vervoer, mobiliteit, hulpmiddelen en zuurstofnoden.
De zorgbalans brengt de zorgnood van de groep en de beschikbare begeleiding samen in één overzicht. Zo krijgen de verantwoordelijken snel zicht op de balans binnen de groep.
In de planning verdelen ze opstapplaatsen en kamers en kunnen ze reisdocumenten afdrukken voor een selectie van deelnemers. Het medisch dossier van een deelnemer is alleen zichtbaar voor wie voor die specifieke reis is ingepland. Die toegangscontrole wordt bovendien bij elke opvraging opnieuw uitgevoerd.
Software die met Samana meegroeit
Het management platform functioneert als Software as a Service (SaaS). Hierdoor geniet Samana van een systeem dat altijd modern blijft. Omdat verbeteringen en updates automatisch worden doorgevoerd, loopt de software nooit meer een achterstand op. Het resultaat is een betrouwbare omgeving die altijd klaar is voor de volgende stap.
Dankzij de nieuwe website en het centrale beheerplatform is de focus bij Samana volledig terug bij de essentie: zorgeloze vakanties organiseren. Manueel puzzelwerk heeft plaatsgemaakt voor een geautomatiseerd systeem dat realtime inzicht geeft in zorgnoden en vrijwilligers. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kwaliteit van de dienstverlening. Met duizenden inschrijvingen die nu vlekkeloos binnenstromen, is Samana gewapend met moderne technologie die elke dag met de organisatie meegroeit.
