Van Saai naar Super: organiseer retro's die écht werken!

Waarom houden we retrospectives?

Het doel van een retrospective is simpel: leren voor de toekomst. Niet alleen over de inhoud van het werk, maar ook over hoe je team samenwerkt. Het is een moment van reflectie, waardering en verbetering. Zelfs als je team goed presteert, is er altijd ruimte om dingen nóg beter te doen.

De valkuilen van retro’s:

• Geen opvolging van actiepunten: Ideeën verdwijnen door gebrek aan tijd, middelen of duidelijke verantwoordelijkheid.
• Frustratie zonder oplossing: Telkens terugkerende punten zonder actie leiden tot demotivatie.
• Onveilige omgeving: Managers in de meeting of persoonlijke aanvallen maken mensen terughoudend.
  ‍
  ‍

Hoe maak je een retro wél efficiënt?

1. Creëer een veilige omgeving‍

Teamleden moeten zich vrij voelen om eerlijk te kunnen spreken; het gaat om processen en samenwerking, niet om individuen. Stimuleer respectvol luisteren en laat iedereen aan het woord komen. Als facilitator geef je zelf het goede voorbeeld door open en kwetsbaar te zijn.
‍Fysieke bijeenkomsten werken vaak beter dan virtuele, omdat non-verbale communicatie en betrokkenheid cruciaal zijn. Als enkel een virtuele retro mogelijk is, zorg dan dat iedereen zijn camera aanstaat, gebruik korte interactieve werkvormen en creëer voldoende pauzes om het engagement hoog te houden.
‍

2. Bereid het format goed voor

‍Een retro zonder duidelijke structuur verzandt al snel in herhaling of blijft hangen bij alleen de laatste twee weken. Een goed voorbereid format helpt om focus, energie en diepgang te creëren. Gebruik creatieve formats zoals:‍

• Een visuele terugblik: laat iedereen een GIF, meme of afbeelding delen die de sprint voor hen samenvat. Dit verlaagt de drempel om te praten en brengt vaak verrassende inzichten.
• IJsbrekers: start met een luchtige vraag zoals “Wat is je droomreis?”, een korte check-in (“In één woord: hoe voel je je?”) of het ‘paasei-spel’ (groene eitjes = positief, rode eitjes = negatief). Dit helpt om iedereen mentaal aanwezig te laten zijn.
• Focus op thema’s: groepeer input op onderwerpen (bijvoorbeeld communicatie, tooling, planning) om patronen te herkennen in plaats van losse klachten te bespreken.
  ‍

3. Actiepunten met ownership

Een retro zonder opvolging is zonde van ieders tijd. Concrete actiepunten maken het verschil tussen praten en verbeteren. Formuleer actiepunten specifiek, haalbaar en meetbaar.
Voor ieder actiepunt wijs je één eigenaar aan. Deze persoon is verantwoordelijk voor de voortgang, maar hoeft het actiepunt niet zelf uit te voeren. Neem ook alle actiepunten mee in de sprintplanning, zodat ze zichtbaar blijven en prioriteit krijgen.
‍‍

4. Combineer synchroon en asynchroon

Niet iedereen denkt het beste hardop in een groep. Door asynchrone en synchrone werkvormen te combineren, haal je meer waarde uit de retro.
Laat teamleden bijvoorbeeld vooraf ideeën oplijsten in een gedeeld document, maar bespreek ze ook samen. Dit geeft ze de tijd om na te denken en voorkomt dat alleen de meest uitgesproken stemmen het gesprek domineren.
Gebruik vervolgens de gezamenlijke sessie om te verdiepen, verbanden te leggen en samen keuzes te maken. Als facilitator stuur je het gesprek actief, zodat de retro geen klaagmuur wordt maar een constructieve dialoog met focus op oplossingen.

‍

Retro’s zijn voor iedereen

Retro’s zijn er niet alleen voor developers. Iedereen die samenwerkt aan een doel kan waardevolle input leveren. Het draait om samenwerking, niet om functietitels. Een goede retro is geen verplicht nummer, maar een kans om samen te groeien. Het vraagt voorbereiding, creativiteit en concrete opvolging. En vergeet niet: een retro mag ook gewoon leuk zijn!
‍
‍

Retro Check: doen we het goed? 🍋

Leg deze checklist naast je retro en ontdek of je op koers zit:

1. Veilige omgeving gecreëerd? Iedereen kon vrijuit spreken, zonder angst voor repercussies.
2. Voorbereidingen getroffen? Er was een duidelijk format en voldoende tijd om vooraf na te denken.
3. Focus op zowel inhoud als samenwerking? Bespreek niet alleen over taken, maar ook over hoe we samenwerken.
4. Actiepunten benoemd én voorzien van een owner? Voor ieder punt is er één verantwoordelijke die opvolging garandeert.
5. Actiepunten meegenomen? Zo verdwijnen ze niet in de vergetelheid.
6. Constructieve sfeer behouden? Frustraties werden omgezet in oplossingen, niet in een klaagsessie.
7. Ruimte voor creativiteit? Iets leuks (GIF, spel, thema) zorgde voor betrokkenheid.
8. Tijdsbewaking gerespecteerd? De retro bleef gefocust en duurde niet te lang.
9. Resultaten vastgelegd? Inzichten en afspraken werden gedocumenteerd en zijn beschikbaar voor het hele team.
10. Zinvol gevoel? Hebben we bijgeleerd en stappen gezet om beter te worden?

Na elke retro kan je 3 punten uit deze lijst benoemen en bevragen. Laat de aanwezigen scoren op de ‘zestiness’ van de retro. Hoeveel lemons zou jij geven bij elk checklist punt?